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Reuniões mais produtivas

Postado por Adriana Ferri em Comprometimento, Empreendedorismo, Resultados | fevereiro 25, 2010 | 1 Comentário

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Qualquer empresa, independente do número de funcionários e do ramo de atividade, promove uma série de reuniões entre os seus colaboradores para decidir os mais diversos assuntos. A maioria dos participantes reclama, porém, os líderes alegam que estas reuniões são essenciais na tomada de importantes decisões que impactam diretamente no crescimento da empresa. Bom, diante disso, será que é possível organizarmos reuniões mais produtivas e menos demoradas? Pensando nisto, o site Meet or Die oferece um serviço para você avaliar suas reuniões, calculando o quanto de dinheiro tem sido desperdiçado em cada uma delas. O resultado pode ser revelador!

Bom, se você ficou chocado com o resultado, não desanime, nós podemos ajudá-lo. Listamos aqui uma série de procedimentos para que sua próxima reunião seja mais eficiente e menos dispendiosa. São eles:

1)    Prepare-se para a reunião: organize os pontos a serem abordados, o tempo médio de discussão de cada um deles e os participantes.

2)    Converse com todos os participantes antes, veja as suas necessidades, estabeleça um tempo para as exposições e peça para que sejam objetivos.3)    Selecione, juntamente com cada participante, quais os pontos que deverão ser abordados na reunião. Deixe os que não se enquadram na pauta para outro momento.

4)    Estimule a participação de todos, cuidando para que não façam monólogos longos e entediantes.

5)    Evite discussões ao usar a palavra “não”, antes de negar algo avalie as possibilidades, mas não se esqueça da importância de chegar a um consenso final.

6)    Tenha paciência para ouvir outras opiniões e não rebater imediatamente com suas impressões.

7)    Quando terminar a reunião, selecione os pontos mais importantes e ressalte as metas individuais, enviando-os por email a cada um dos participantes.

8)    Se houver a necessidade, nomeie um responsável pela condução da reunião, um facilitador, chamado por alguns de Maestro de Reunião. Ele poderá garantir a participação de todos, a pontualidade, o foco e, principalmente, que objetivos sejam definidos ao término da mesma.

Tenha uma ótima próxima reunião!

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Comentários

One Response to “Reuniões mais produtivas”

  1. ACACIO BATISTA RAMOS
    março 2nd, 2010 @ 10:36

    O processo de reuniões de trabalho deve sempre
    ter preparação antecipada e visar um Foco a
    ser abordado. Entendo que elas devem ter um momento introdutório e de acordo com o tempo, um desenvolvimento e uma conclusão final, onde comprometemos seus participantes para um agir, segundo os propósitos pelos quais construimos a Reunião. Com relação ao tempo propiamente dito, é imperioso que não ultrapasse um periodo de 60 até 90 minutos. Fora disso, se não houver intervalos, prevejo que aquilo que era prazer
    pode se tornar sacrifício.
    Gratos pela atenção.
    Saudações á todos.
    Acacio Batista Ramos
    http://www.abrtconsultoria.com

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